Praxistipps für Außenprüfungen:
Operationelle Best Practices zur Gewährleistung von Redlichkeit und Compliance

Ein zentrales Thema im Bereich der Außenwirtschaft bleibt der §18 des Außenwirtschaftsgesetzes (AWG), der nach wie vor im Fokus der Behörden steht. Für Unternehmen ist es von entscheidender Bedeutung, eine konforme Prozesslandschaft vorweisen zu können, wie sie von der EU-Kommission und dem Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (BAFA) gefordert wird. Dies wird in der Praxis durch geeignete Exportkontrollsysteme und IT-Lösungen sichergestellt. In diesem Beitrag möchten wir unsere Erfahrungen in diesem Bereich mit Ihnen teilen und Sie bestmöglich unterstützen.

Unsere Tätigkeit als externe Dienstleister im Bereich Zoll und Exportkontrolle hat uns ermöglicht, intensiv mit unseren Mandanten und deren betrieblichen Organisationseinheiten zusammenzuarbeiten, um Audits zielführend durchzuführen. Dabei konnten wir wertvolle Erkenntnisse aus erster Hand gewinnen, die wir gerne an Sie weitergeben möchten. Es ist mittlerweile deutlich festzustellen, dass die Zollbehörden einen Generationswechsel vollziehen. Die Prüfer sind in der Regel gut bis sehr gut ausgebildet, insbesondere in den Bereichen AWG und Außenwirtschaftsverordnung (AWV). Die Prüfungshandlungen sind dadurch besonders präzise und fokussieren sich verstärkt auf Risikoländer und Risikogüter.

Redlichkeit im Fokus: Wie wir Sie unterstützen können

Im Kontext einer Außenprüfung durch das Hauptzollamt (HZA) ist die Redlichkeit von zentraler Bedeutung. Redlichkeit bedeutet in diesem Zusammenhang, dass ein Unternehmen oder eine Person in ihren Geschäften und Dokumentationen ehrlich und korrekt ist. Unsere umfangreiche Erfahrung mit zahlreichen Außenprüfungen und Audits ermöglicht es uns, Industriekunden je nach Geschäftsmodell und Güterportfolio zu helfen, die Redlichkeit über die Aufbau- und Ablauforganisation nachhaltig und vor allem messbar zu organisieren.

Dokumentation und Nachweise
Vollständige und präzise Aufzeichnungen aller relevanten Geschäftsdokumente sollten sorgfältig geführt und aufbewahrt werden. Dazu gehören Buchhaltungsunterlagen, Rechnungen, Lieferscheine und Zollpapiere. Es ist besonders wichtig, das Export-Kontroll-Management-System auf dem neuesten Stand zu halten, sodass die Funktionsfähigkeit und Verzahnung der Prozesslandschaft aufgezeigt werden können. Gemäß der Bewilligungsauflage (SDE, ehemals ZA) sollte das Belegheft stets präzise und aktuell sein.

Für potenzielle Dual-Use-Waren sollten die entsprechenden Prüfungsdokumentationen und Abgrenzungsmerkmale erfasst und dokumentiert sein. Ebenfalls sollten die zolltariflichen Einreihungsbegründungen bei Konkurrenzpositionen mit Embargobezug sowie die unverbindlichen und verbindlichen Zolltarifauskünfte ordnungsgemäß abgelegt sein.

Transparenz in allen Geschäftsvorgängen ist wichtig. Diese sollten transparent und nachvollziehbar dokumentiert sein, sodass sie bei einer Prüfung leicht nachgewiesen werden können.

Prozesse und interne Kontrollen
Das Unternehmen sollte klar definierte Prozesse haben, die sicherstellen, dass alle Vorschriften und gesetzlichen Anforderungen eingehalten werden. Dazu gehört auch die regelmäßige Überprüfung und Aktualisierung dieser Prozesse.
Es sollten Mechanismen zur Überwachung und Kontrolle der Einhaltung dieser Prozesse existieren. Dies könnte durch interne Audits oder regelmäßige Kontrollen erfolgen.

Zusammenarbeit mit dem HZA
Während einer Außenprüfung ist es wichtig, offen und kooperativ mit den Prüfern des HZA zusammenzuarbeiten. Alle Anfragen und Anforderungen sollten prompt und vollständig beantwortet werden.
Falls bei der Prüfung Unregelmäßigkeiten oder Fehler festgestellt werden, sollte das Unternehmen bereit sein, diese umgehend zu korrigieren und entsprechende Maßnahmen zu ergreifen, um zukünftige Fehler zu vermeiden.

Schulung und Sensibilisierung
Regelmäßige Schulungen der Mitarbeiter über die relevanten gesetzlichen Anforderungen und internen Prozesse tragen zur Redlichkeit bei. Mitarbeiter sollten wissen, welche Dokumente wichtig sind und wie sie korrekt geführt werden.

Es ist wichtig, dass alle Mitarbeiter die Bedeutung von Redlichkeit verstehen und sich ihrer Verantwortung bewusst sind.

Effizientes Management trotz Medienbrüchen
Auch wenn zahlreiche Medienbrüche aufgrund unterschiedlicher IT-Systeme vorliegen, können durch den Einsatz entsprechender Trade- und Zoll-Compliance-Datenanalyse-Tools stabile operative Zoll- und Exportkontrollmanagementsysteme geschaffen werden. Diese Tools haben sich bewährt, um sowohl die Materialstammdaten als auch die Transaktionsdaten schnell, sicher und effektiv zu analysieren und Sofortmaßnahmen im Bedarfsfall einzuleiten.

Durch diese Ansätze ist es möglich, ein virtuelles Außenwirtschafts-Cockpit für die Zoll- und Außenwirtschaftsorganisation über alle Konzernbetriebsstätten hinweg aufzubauen. Dies ermöglicht eine zentrale Steuerung aus Governance- und Beauftragten-Sicht. Somit können gezielt und aktiv die Trade- und Zoll-Compliance-Funktion sowie die Grundpflichten der Beauftragten und Organe wahrgenommen werden.

Risikovermeidung durch Monitoring und Überwachungsmaßnahmen
Ein weiterer entscheidender Vorteil dieser Systeme ist die Risikovermeidung für Organe und Ausfuhrverantwortliche durch umfassendes Monitoring und effektive Überwachungsmaßnahmen. Durch die kontinuierliche Überwachung und Analyse der relevanten Daten können potenzielle Risiken frühzeitig erkannt und entsprechend gehandelt werden. Dies minimiert nicht nur die Gefahr von Verstößen gegen gesetzliche Vorgaben, sondern trägt auch dazu bei, die Reputation und Integrität des Unternehmens zu wahren.

Fazit
Durch unsere enge Zusammenarbeit mit unseren Mandanten und den Zollbehörden konnten wir umfassende Best Practices entwickeln, die Ihnen helfen können, die Anforderungen zu erfüllen und Auditprozesse effizient zu gestalten. Unser Ziel ist es, Sie bestmöglich auf die Anforderungen der Zoll- und Exportkontrollbehörden vorzubereiten und Ihnen durch maßgeschneiderte Lösungen und fundierte Beratung zur Seite zu stehen. Gemeinsam können wir sicherstellen, dass Ihre Prozesse den aktuellen Anforderungen entsprechen und Sie bestmöglich auf kommende Prüfungen vorbereitet sind.

Die Einhaltung der Vorgaben des §18 AWG und der damit verbundenen Anforderungen ist unerlässlich für den reibungslosen Ablauf internationaler Handelsgeschäfte. Mit unserer Erfahrung und Expertise unterstützen wir Sie dabei, Ihre Exportkontrollsysteme zu optimieren und sicherzustellen, dass Sie den Anforderungen der Zollbehörden gerecht werden. Gemeinsam können wir die Herausforderungen der Exportkontrolle meistern und Ihre Geschäftstätigkeiten erfolgreich absichern.

In der Regel bieten wir ein strukturiertes Risk Assessment mit unserem Analysten-Team an, um alle operativen Außenwirtschafts- und Zollprozesse zu erfassen. Dabei erstellen wir eine detaillierte Landkarte der manuellen und digitalen Prozesslandschaft, um gezielt die operativen betriebswirtschaftlichen Risiken zu identifizieren. Auf dieser Basis können wir effektive digitale und manuelle Prozesse zur Absicherung und Verbesserung vorschlagen.

Sprechen Sie uns gerne an. Wir bieten diese Systemberatung in der Regel als umfassendes Paket an, das Risk Assessment Pläne zur Erfassung funktionsübergreifender Prozesse sowie den Einsatz modernster Datenanalyse-IT-Tools umfasst. Unser Ziel ist es, dass Sie bestmöglich auf Prüfungen vorbereitet sind und Ihre Geschäftstätigkeiten erfolgreich absichern können.