Lieferantenerklärungen – Fragen und Antworten

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Harry Baumbach

Der Jahresanfang bedeutet oft, dass alle Lieferantenerklärungen auf den neuesten Stand gebracht werden müssen. Doch welche Lieferanten sind eigentlich verpflichtet, uns eine Lieferantenerklärung zukommen zu lassen? Und sind sie tatsächlich dazu verpflichtet, eine LE auszustellen? Wer übernimmt die Verantwortung für die Richtigkeit der gemachten Angaben?

In der Praxis gibt es häufig Stolpersteine: Ein typisches Beispiel ist, dass der Einkauf die Lieferantenerklärungen anfordert und ungeprüft digitalisiert auf einem Netzlaufwerk ablegt. Welche Risiken entstehen, wenn Kollegen sich blind darauf verlassen und die Präferenzangaben aus diesen Dokumenten auf den Versandpapieren bestätigen? Welche Quellen tauchen in der Praxis immer wieder als Fehler auf, und welche Konsequenzen entstehen daraus? Wie lässt sich ein strukturierter Prozess implementieren, um Risiken zu minimieren und die Qualität der Präferenznachweise sicherzustellen? Solche Fragen kommen immer wieder auf. Im Folgenden beantworten wir alle Fragen und gehen auf typische Herausforderungen ein, um mögliche Risiken zu minimieren.

1. Welche Lieferanten sind verpflichtet, uns eine Lieferantenerklärung zukommen zu lassen?

Lieferanten sind nicht automatisch verpflichtet, eine Lieferantenerklärung auszustellen. Diese Verpflichtung entsteht nur in folgenden Fällen:

• Vertragliche Vereinbarung: Wenn im Liefervertrag festgelegt ist, dass der Lieferant zur Ausstellung einer Lieferantenerklärung verpflichtet ist.

• Zollrechtliche Anforderungen: Falls ein Nachweis für präferenzielle Ursprünge erforderlich ist und der Lieferant zusichert, die Ursprungsregeln zu erfüllen.

Es ist ratsam, Lieferanten bereits vor Vertragsabschluss darauf hinzuweisen, dass die Ausstellung einer Lieferantenerklärung erwartet wird, sofern diese für Präferenznachweise benötigt wird.

2. Sind Lieferanten tatsächlich dazu verpflichtet, eine Lieferantenerklärung auszustellen?

Ohne eine entsprechende vertragliche Regelung besteht keine gesetzliche Verpflichtung, eine Lieferantenerklärung auszustellen. Es liegt im Interesse des Lieferanten, solche Erklärungen bereitzustellen, um den Handelspartner bei der Nutzung von Präferenzabkommen zu unterstützen. Dennoch muss der Lieferant nur dann eine Erklärung ausstellen, wenn:

• Die Ursprungsregeln erfüllt sind.

• Er die Angaben durch Produktionsunterlagen oder andere Nachweise belegen kann.

3. Wer übernimmt die Verantwortung für die Richtigkeit der gemachten Angaben?

Die Verantwortung für die Richtigkeit der Angaben liegt immer beim Lieferanten, der die Lieferantenerklärung ausstellt. Der Lieferant bestätigt mit seiner Erklärung, dass die angegebenen Waren den Ursprungsvorschriften entsprechen. Falls die Angaben fehlerhaft oder ungenau sind, können folgende Konsequenzen entstehen:

• Für den Lieferanten: Haftung für falsche Angaben und mögliche Schadensersatzforderungen des Empfängers.

• Für den Empfänger: Haftung bei unberechtigter Inanspruchnahme von Präferenzen, falls die Angaben ungeprüft verwendet wurden.

Daher empfiehlt es sich, eine interne Prüfung durchzuführen, bevor die Angaben für Zollzwecke verwendet werden.

4. Welche Risiken entstehen, wenn Kollegen sich blind auf Lieferantenerklärungen verlassen?

Wenn Lieferantenerklärungen ungeprüft übernommen und die Präferenzangaben direkt auf Versanddokumenten bestätigt werden, können folgende Risiken auftreten:

• Ungültige Präferenzangaben: Wenn die Ursprungsregeln nicht erfüllt sind, drohen bei einer Zollprüfung Nachzahlungen, Bußgelder und Imageverlust.

• Veraltete Dokumente: Falls eine Lieferantenerklärung abgelaufen ist, können Präferenzangaben auf Versanddokumenten zu Problemen führen.

• Fehlende Plausibilitätsprüfung: Eine falsche oder fehlerhafte Lieferantenerklärung wird unbemerkt weiterverwendet, was rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen kann.

5. Welche Fehlerquellen tauchen in der Praxis immer wieder auf, und welche Konsequenzen können daraus entstehen?

Die häufigsten Fehlerquellen und deren potenzielle Folgen sind:

• Falsche Ursprungsangaben: Die Ware erfüllt die Präferenzregeln nicht, was bei Prüfungen zu Zöllen und Bußgeldern führt.

• Fehlerhafte Zolltarifnummern: Die falsche Klassifizierung einer Ware kann dazu führen, dass die Erklärung ungültig ist.

• Unvollständige Dokumente: Fehlende Angaben oder fehlende Nachweise können die Glaubwürdigkeit der Erklärung beeinträchtigen.

• Abgelaufene oder veraltete Erklärungen: Werden nicht regelmäßig aktualisierte Erklärungen genutzt, drohen Rückforderungen.

• Formfehler: Nicht unterschriebene oder formal falsche Lieferantenerklärungen werden vom Zoll abgelehnt.

Konsequenzen: Neben finanziellen Folgen wie Nachzahlungen oder Strafen können solche Fehler das Vertrauensverhältnis zwischen den Handelspartnern beeinträchtigen.

6. Wie lässt sich ein strukturierter Prozess implementieren, um Risiken zu minimieren und die Qualität der Präferenznachweise sicherzustellen?

Um Risiken zu minimieren und die Qualität der Lieferantenerklärungen zu gewährleisten, sollten Unternehmen folgende Maßnahmen ergreifen:

A. Zentrale Verwaltung der Lieferantenerklärungen:

• Eine zentrale Datenbank (z. B. ein ERP-System) ermöglicht eine strukturierte Verwaltung und Überwachung aller Lieferantenerklärungen.

• Automatische Benachrichtigungen bei Ablauf der Gültigkeit sorgen für rechtzeitige Aktualisierung.

B. Regelmäßige Prüfungen:

• Jede Lieferantenerklärung sollte vor der Nutzung auf Vollständigkeit, Richtigkeit und Aktualität geprüft werden.

• Besondere Aufmerksamkeit sollte den Zolltarifnummern und den Ursprungsnachweisen gelten.

C. Klare Verantwortlichkeiten:

• Der Einkauf sollte für die Anforderung und Erfassung der Erklärungen verantwortlich sein.

• Eine Fachabteilung (z. B. Zollabteilung) prüft die Erklärungen vor der Nutzung.

D. Schulungen und Sensibilisierung:

• Regelmäßige Schulungen der Mitarbeiter zum Thema Präferenzregeln und Lieferantenerklärungen helfen, typische Fehler zu vermeiden.

• Ein Bewusstsein für die Bedeutung der Dokumente minimiert das Risiko von Nachlässigkeiten.

E. Standardisierte Prozesse:

• Einheitliche Prozesse für die Anforderung, Prüfung und Ablage der Erklärungen sorgen für eine klare Struktur.

• Rückfragen oder Unstimmigkeiten sollten in einem festgelegten Prozess behandelt werden.

F. Nutzung von Automatisierungstools:

• Softwarelösungen können die Prüfung von Lieferantenerklärungen und deren Ablage automatisieren.

• Intelligente Systeme erkennen formale Fehler oder Ablaufdaten automatisch.

Fazit:

Lieferantenerklärungen sind ein zentraler Bestandteil des internationalen Handels und erfordern eine sorgfältige Handhabung. Lieferanten sind nicht automatisch verpflichtet, eine Lieferantenerklärung auszustellen, es sei denn, vertraglich oder rechtlich ist dies geregelt. Die Verantwortung für die Richtigkeit liegt beim Lieferanten, während der Empfänger sicherstellen muss, dass die Dokumente vor der Nutzung geprüft werden.

Eine strukturierte Verwaltung, regelmäßige Prüfungen und klar definierte Prozesse sind unerlässlich, um Risiken zu minimieren und die Qualität der Präferenznachweise sicherzustellen. Fehler wie falsche Angaben, veraltete Dokumente oder fehlende Prüfungen können zu erheblichen Konsequenzen führen. Unternehmen, die diese Aspekte beachten, sind nicht nur abgesichert, sondern profitieren auch von den Vorteilen der Präferenzabkommen.


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